郵寄辦理文件驗證之申請人，請務必確認所附文件皆屬於本(駐紐西蘭代表)處轄區受理範圍，非本處轄區文件將無法予以驗證。申請人有責任確保所有申辦資料完整並一次打包寄達本處，請勿要求紐西蘭內政部或公證人直接將公證後之文書郵寄至本處，倘確有分開郵寄之需求（例如申請人於境外申請），請務必事先向本處登記，俾利本處彙整不同時段送達之同案資料，避免案件混淆影響申辦進度。倘申請文件未臻齊全，或因郵寄過程致文書受損，本處將無法即時受理，案件亦將暫緩審理，直至文件齊備為止。
為避免因資料或證件不齊全而延長申辦時間，建議您寄出前按照以下提醒事項再次對照相關文件證明說明仔細核對。
- 檢查「文件證明申請表」（以下稱申請表）是否已詳細填寫每個欄位（1~10）並簽名，最經常被通知退件/補件/確認的有以下情形：
- 未附申請表
- 申請表第1欄申請人及下方紅框代理人資料填寫錯誤 (例如:驗證出生證明時申請人應為孩童由監護人擔任代理人)
- 申請表第7欄電子郵件未填或填寫潦草(無法辨識數字/字母)
- 申請表第10欄申請人未簽名
- 實際所附文件正/複本數量與申請表第9欄所填寫希望申請之正/複本件數不符合
- 申請表第8欄未填寫文件驗證用途
- 是否已自行備妥所有文件之正本與足額影本（含本處留查存卷用之影本一份）
- 以下文件，申請人可親自在領務官面前簽名，倘選擇以郵寄方式辦理驗證，最經常被退件的情形是該文件未先經紐國公證人（Notary Public）認證「簽字屬實」：
- 以下文件，最經常被退件的情形是該文件未先經紐國公證人（Notary Public）認證「影本與正本相符」：
- 以下紐國文件，最經常被退件的情形是該文件未先經紐西蘭內政部 Authentication Unit 驗證：
- 以下文件，最經常無法即時受理的原因是核發文件之單位，拒絕/暫緩確認該文件（本處將通知申請人配合提供進一步協助以利推進查證程序）：
- 申請人之身份證明，最經常被通知補件的有以下情形：
- 缺護照影本
- 護照影本沒有申請人簽名+簽名日期+註明 “This is a true copy of the original”
- 未滿18歲之未成年人，沒有附父或母（法定代理人）身份證明文件以及親屬關係證明
- 持中國護照之申請者，沒有同時檢附紐西蘭本地有效身分證明文件
- 檢查有沒有附回郵郵袋？最經常被通知補件/確認的有以下情形：
- 缺郵資已付之回郵郵袋
- 申請者住在 rural area 但未安排 Rural Delivery Service
- 郵袋上沒有自行註明收件/寄件人姓名、地址電話
友善提醒：
- 以郵寄方式送件者，寄出申請案後請等候本處繳款通知（務必於申請表上清晰填寫電子郵件信箱）。若從紐西蘭境內寄出資料 5 個工作天後仍未收到通知信，請主動與本處聯繫。自紐西蘭境外寄件者，收到通知時請務必確認已取得本處的銀行國際匯款代碼（SWIFT Code），以利辦理跨境繳費。此外，鑑於國際郵遞耗時較長，請務必加強郵件的防潮包裝，以防文書在運送過程中因淋雨或受潮而損毀
- 即便申請者先以電子郵件或電話向本處確認申請資料，經友善為您初步檢查，申請案仍需以收到具體文件確認相關資料無誤後為準
- 本處受委託代為郵寄領務案件資料（包括護照、簽證及文件等），恕不負任何郵件延誤、受損及遺失等相關責任。申請人一旦選擇以郵寄方式辦理，即視同已充分了解並同意郵寄具結書之全部內容，為降低郵遞風險，建議申請人選用具備簽收與追蹤功能之快遞郵袋（Courier & Signature Required Parcels）交寄
- 前往申辦文件驗證問答集
