此業務在台灣的主管機關是內政部，敬請向內政部、內政部移民署及各戶籍地戶政機關確認要準備哪些文件。並請依照主管機關內政部、內政部移民署及戶政機關之要求，向義大利及其他本處相關兼轄國家申請文件，並請自行洽該國政府瞭解其國內申請文件之方式及流程，包括要申請哪些種類的文件、向誰申請、如何申請、應申請什麼版本、需不需要翻譯，以上均非本處權責，請自行向國內外相關主管機關確認。
本處負責辦理文件證明業務，證明文件形式之真偽，但不論內容及用途為何，因此本處僅能提供一般文件驗證流程之說明，並負責驗證義大利或其他兼轄國家的文件真偽，使外國文件在台灣有效力。（提醒您，國外政府核發的文件完成該國公證並經駐外館處驗證，並不保證文件內容一定可以被用證單位接受，詳參文件證明業務說明。）
一、申請人：
1.父、母、祖父、祖母、戶長、同居人或撫養人。
2.無依兒童得以兒童及少年福利機構為申請人。
3.利害關係人（無上列1、2申請人時）。
4.受委託人。
二、應備證件：
1.出生證明書（需正本）
（1）非在醫院、診所或助產所出生無法提出證明書者，應提憑醫療機構或財團法人全國認證基金會認可實驗室開具載明受鑑定者雙方之姓名並黏貼其正面照片，且蓋有騎縫章之DNA親子鑑定報告書或領有證照之醫護人員於胎兒出生後一個月內開具之出生通報書表。（均需正本）
（2）出生證明書上新生兒姓名欄位應以正楷書寫新生兒姓名，再於出生證明書下方從姓約定欄位約定子女從姓，並由其法定代理人（婚生子女為父母、非婚生子女為生母）分別於新生兒姓名後方及從姓約定欄位簽名或蓋章確認。
2.戶口名簿、申請人國民身分證、印章(或簽名)，並請提供生父母結婚或同居日期。
3.委託他人申請者，應附委託書、受委託人國民身分證、印章(或簽名)。
4.子女從姓約定書(本國人與外籍配偶之婚生子女之姓氏亦同，並應符合我國國民使用姓名之習慣)，惟於出生證明書載明者，免附。(約定人欄位應由新生兒之父母親自簽名或蓋章)。
5.無依兒童出生登記，應提憑警察機關之公文書及嬰兒照片查實辦理。
6.以利害關係人身分申請者，應附繳利害關係證明文件。
三、注意事項：
1.在國外或大陸地區出生者回國後，持憑內政部移民署發給之定居證辦理初設戶籍登記。
2.父為外國人，母為中華民國國民69.2.10 ~ 89.2.08在國內出生者，向內政部移民署申請定居證，領取定居證憑向戶政事務所辦理初設戶籍登記。
3.國籍法修正公布後(89.2.9)在國內出生，父或母為中華民國國民者，持憑出生證明書向戶政事務所申請出生登記(自106年7月3日起，得向戶籍地直轄市、縣（市）政府所轄任一戶政事務所辦理)；在國外出生者，應依入出國及移民法相關規定辦理。
4.在臺灣地區出生，而其父母均為大陸地區人民，仍應依兩岸條例及其相關規定向內政部移民署申請定居證，並得受定居數額之限定。
5.出生登記經催告逾期仍不申請者，依戶籍法第48條之2逕為登記，並由戶政事務所主任代立嬰兒姓名。
6.申請期限：自胎兒出生日起60日內。
7.生父母已結婚，子女受胎期間未在生父母婚姻關係存續中，應由生父親自辦理並檢附生父母之書面證明文件。如生父母於出生證明書上已約定新生兒從姓或另提具子女從姓約定書者，得無須由生父親自申請或檢具書面證明文件辦理出生登記。
8.子女受胎期間未在生父母婚姻關係存續中，且生母為外國人或大陸地區人士時，應同時檢具駐外館處或海基會驗證生母於子女出生日回溯第181日至第302日之婚姻狀況證明。
提醒您：
文件證明業務有嚴格法規及流程須遵守，且各國文件樣式各異，並涉及國內外諸多法規。
文件證明業務涉及相關我國與他國法律規定及國際慣例，不僅是中華民國法律、規定要遵守，還必須尊重、遵守其他國家（文件製發國）的法律、規定與國際慣例。
在義大利，無論學位證書、結婚證書、無犯罪紀錄等各類文件，所有義大利學校、市政府、法院核發的文件一律必須經過義國prefettura(行政部門)或procura(司法部門)這兩者其中之一的公證才算完成義國文件證明流程，才能帶到國外使用。因此，上面這些義大利文件一定要經過上面兩個機關其中一個公證才能送到本處辦理文件證明帶回台灣用，沒有任何例外。
為確保國外文件在台效力，目前「馬爾他」及「聖馬利諾」等兩國文件（正本併翻譯本）須採「第三國」（義大利）驗證方式辦理。相關文件必須併中文或英文翻譯版先經過「該國外交部」驗證後，嗣採第三國（義大利）驗證方式，依序送交「該國駐義國大使館」及「義國羅馬Prefettura」驗證，完成這些流程以後，最後才能送交本處辦理文件證明，以持憑回台使用。
至於「阿爾巴尼亞」文件（正本併翻譯本）則屬於「有條件可例外」免採第三國(義大利)驗證。倘經本處審視文件性質及案情認定可「例外」可能免經第三國（義大利）驗證（必須由本處認定），將阿國文件（正本併翻譯本）經該國外交部驗證後，直接送交本處辦理文件證明回台使用。（敬請務必事前跟本處聯繫確認，並預留相關作業時間之彈性，未完備流程及文件逕送本處，恕難受理。）惟若經本處審認確有必要，仍須採第三國（義大利）驗證方式辦理。
「北馬其頓」文件（正本併翻譯本）必須先經過該國外交部驗證後，必須(沒有例外)再送到該國駐義大利大使館認證，但免經義大利羅馬prefettura認證，最後才能送交本處辦理文件證明，始能把文件回台使用。也就是說，北馬其頓文件經過該國駐義大使館驗證後，才算完成北馬其頓該國國內文件證明流程，才能送到本處辦理文件證明業務。
以上均為一般通則，個案可能有額外規定，將由本處依實際情形進一步審認；依法規，若上揭文件驗證方式及流程未完備，則本處無法受理。
詳細流程，請另參考文件證明相關業務說明。（https://www.roc-taiwan.org/it/post/227.html ）
