一、辦理及申請各類文件證明業務須知
本處依據中華民國「外交部及駐外館處文件證明條例」及其施行細則辦理「文書驗證」及「出具證明」等業務。
依權責，本處代表中華民國政府在義大利國北部Lombardia、Veneto、Piemonte、 Emilia-Romagna、Valle d’Aosta、Liguria、Friuli-Venezia Giulia及Trentino-Alto Adige等8個省文件證明相關業務。
外國文件在台灣持至台灣使用，或台灣文件持至義大利使用須遵守我國及義大利不同主管（用證）機關的要求及法規限制。因此各類文件格式、內容、語言版本及是否需經駐外館處驗證，均請申請者自行依照自身實際需求向我國及義大利各項業務相關主管機關或（要）用證單位洽詢。
二、驗證流程：
在義大利，無論學位證書、結婚證書、無犯罪紀錄等各類文件，所有義大利學校、市政府、法院核發的文件一律必須經過義國prefettura(行政部門)或procura(司法部門)這兩者其中之一的公證才算完成義國文件證明流程，才能帶到國外使用。因此，上面這些義大利文件一定要經過上面兩個機關其中一個公證才能送到本處辦理文件證明帶回台灣使用。
本處轄區義大利北部8大行政區所核發文件如被國內機關或我政府其他駐外機構要求送交本處驗證，在送到本處驗證前，請一律務必將該文件正本完成義大利及相關國家的公證流程，即使其中文或英文或其他任何語言之翻譯本要在台灣或其他地方完成。。
至於有關翻譯本辦理方式，依照法規，在義大利一般常見有兩種可能作法：
1.在義大利做翻譯：將各項文件原(正)本先送交Prefettura （民事或行政類文書）或Procura（刑事或司法類文書）公證（autenticazione/legalizzazione）後，併翻譯本再送請義國地方法院（Tribunale）辦理宣誓翻譯（traduzione giurata）。接著再將經過Prefettura或Procura公證的正本及經過Tribunale宣誓的翻譯本送去Procura辦理宣誓翻譯本的公證（autenticazione/legalizzazione）。至於詳細辦理方式請洽詢義國各地地方（自治）政府，再持上揭完備義國各項公證流程的各相關文件原本及翻譯本之正本與影本各一份，前來本處辦理文件證明 、驗證（autenticazione/legalizzazione ），確認文件真偽；
2.在台灣做翻譯：請持經過本處驗證文件之正本回台（無論如何義大利的文件正本一定要先經過本處驗證）。到了台灣，請併翻譯本在台送交地方法院或民間公證人辦理翻譯公證。（辦理方式請洽台灣各地方法院或其所屬民間公證人瞭解）
提醒您：文件須否翻譯為中文？中文或英文翻譯本須否駐外館處認證？敬請逕洽要（用）證機關確認，如果該機關堅持駐外館處驗證翻譯本，敬請依照前述方式辦理，送交義大利法院辦理宣誓翻譯。
三、提醒您，所有文件證明業務一律必須親辦或委辦，並進行必要的人別確認，不接受郵寄辦理，逕寄本處概不受理並予退件，以免文件遭冒辦、冒領、冒用，並衍生法律責任及後果，損及我國人權益，並徒增相關各方困擾。
四、申請文件證明所需作業時間及費用：
1.普通件：5個工作天。每份文件14歐元。
2.速件：3個工作天。每份文件21歐元。（14歐元，另加收5成速件處理費用7歐元，共計21歐元）
※完成速件繳費程序後即不辦理退費，即使申請速件也並非百分之百保證可以在要求的時間內完成。倘遇各項突發狀況，或案件量多，或文件有疑慮須進一步查證真偽，則須更多作業時間，無法保證付費申辦速件均可配合，本處均須視個案實際情形予以處理，為降低風險，敬請提早準備，並預留充足作業時間，切勿匆忙安排行程，以免影響自身行程及權益。
五、取件、送件：
各項文件涉及個人資料及隱私等法律問題，為免文件遭冒辦、冒領、冒用，應由申請人親自送件及領件，或委託親友（須出具委託人親筆簽名委託之授權書及雙方有效證件正、影本；若委託人在台灣則該授權書必須經過公證人驗證及外交部複驗）、代辦公司親自向櫃檯送件，現場確認文件並繳清規費，不接受郵寄申辦。
若申請人在台灣，想委託在義大利的親友辦理，必須出具經過台灣地方法院或民間公證人驗證、外交部複驗之委託(授權)書，但不接受郵寄辦理，逕寄本處概不受理並逕予退件，以免文件遭冒辦、冒領、冒用，並衍生法律責任及後果，損及國人權益，並徒增相關各方困擾。
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