領務轄區規定:
依據「外交部及駐外館處文件證明條例」規定「申請驗證在國外作成之文書，應向管轄該文書作成地之駐外館處為之。」，故本處僅能受理本處領務轄區內當地政府機關及教育、醫療機關核發之公文書，本處轄區外與日本以外地區所發行之公文書無法受理，敬請見諒。
私文書以當事人居住地、公司文件則以總公司所在地為準，前來本處辦理各項驗證手續時，務必攜帶可證明現住址之證件，以利核對身分。另經日本公証人公證之私文書，則以本轄區之公証人役場為準。
本處轄區範圍:
神奈川県及静岡県
駐日代表処03-3280-7800(担当地域：関東、甲信越、東北地方)
大阪弁事処06-6227-8623(担当地域：近畿地方、東海地方、北陸地方、中國地方、四國地方)
福岡弁事処092-734-2810(担当地域：九州地方、山口県)
那覇弁事処098-862-7008(担当地域：沖縄県)
札幌弁事処011-222-2930(担当地域：北海道)
受理時間:
本處因應新型冠狀肺炎疫情，自本(2020)年4月15日(週三)起，一律採取預約制申請」。
一、申辦流程:
(1)日本文件持往國內使用，原則上均須先辦理驗證。所提交的文件是否需要驗證，請先向國內要證機關確認。
(2)申請驗證日本公文書同時加驗中(英)文譯本，申請人必須親自前來，並簽字聲明譯文內容與原文文義相符。(中・英文譯本亦可到國內法院公證處或民間公證人公證);無法親自前來時，該譯文須先經公證人役場辦理公證。是否需要中(英)文譯本、是否需要驗證，請洽台灣要證機關。
(3)授權書(委任書)為重要文件，申請人必須親自來處在領事面前簽名，來處前請事先預約時間。若本人不克前來時，本人須親自前往本轄區之各地公証人役場，在公証人面前簽名，經公證後始可代理申請。授權書、委任書等內容由申請人自行填寫確認，經驗發後不得再有增添刪減或塗改之行為。
(4)國內製發之文件，均須先經國內法院公證處或民間公證人公證，再經外交部領事事務局或相關地區辦事處複驗後，本處及駐日各辦事處始受理驗證申請。
(5)日籍人士或日本公司辦理文件證明，請參考本處網站日文版「書類の認証」說明。
二、應備文件:本處無提供影印機，請事先準備
(1)申請人親自來處申辦文件證明時，應檢具本人有效期護照或身分證明文件正本及影本(我國人請務必攜帶護照來處)，持有在留卡者，亦請提出正本及正反面影本，並於文書証明申請書上填寫姓名、身分證號碼、出生日期、電話、住所、簽名、申請日期，以及提交認證文件正本與相同份數之影本。
(2)本人無法親自前來時，可委託他人代辦，但須提出身分證明文件影本(我國人請務必提供護照影本)及委託書，委託書上的簽名須與護照簽名一致；蓋印章者須提交相同印章之印鑑證明書正本供本處比對。；代理人應檢具護照或身分證明文件正本及影本(我國人請務必攜帶護照來處)。代理人應具有行為能力之成年人。父或母代為申請未成年子女之文件證明(例如學歷證明等)時，不需委託書，但須親子關係證明文件。
◎請點擊下列各項並詳見申請必備文件說明:
- 授權書(委任書)/拋棄繼承權聲明書
- 在學・成績・畢業證明等學歷證明書
- 醫院診斷書・收據・健康檢查項目表
- 戶籍謄本・住民票・印鑑證明書・無犯罪證明書・婚姻屆受理證明書等
- 死亡屆記載事項證明書・除籍謄本等
- 身分證明(中華民國護照・日本護照・外國護照・中文姓名聲明書)
- 出具證明(單身證明書・結婚證明書)
- 複驗台灣戶籍謄本・印鑑證明書
三、郵寄申請與回郵方法:
符合條件者可郵寄申請，詳如「橫濱分處文件證明郵寄申請」。
因應「新型冠狀肺炎」(COVID-19)疫情，臨時開放郵寄申請。依狀況可能停止受理郵寄申請。
四、費用及辦理所需時間:
(1)驗證費用(僅收現金)
繳費後，因申請人之請求或歸責於申請人之理由，致不能完成驗證時，不予退費。
(2)所需工作天須視申請案內容而定，原則上約3-5個工作天左右，須補件者除外。
